München prüft Einsparungen bei Digitalprojekten strenger

In München (Bayern) wird die Kontrolle über digitale Projekte verschärft. Mehrere Stadtrats-Mitglieder, darunter Leo Agerer, Sabine Bär und Hans-Peter Mehling, hatten kritisch nachgefragt, ob die versprochenen Einsparungen bei der Digitalisierung überhaupt jemals eintreffen. Ihr Vorwurf: Bisher sei kein Projekt bekannt, bei dem die geplanten Einsparungen beim Personal nachweisbar realisiert wurden.

Die IT-Referentin Dr. Laura Dornheim räumte ein, dass Prüfungen bisher sehr spät stattfanden. Seit 2018 galt die Regel, dass die Wirtschaftlichkeit erst am Ende des Lebenszyklus eines IT-Services geprüft wurde. Da solche Programme oft zehn Jahre oder länger laufen, gab es seit 2018 noch keine einzige fertige Auswertung. Das ändert sich nun: Seit dem 1. Juli 2026 gibt es ein neues Verfahren. Die Einsparungen sollen jetzt viel früher geprüft werden, spätestens etwa ein Jahr nach dem Start des Betriebs.

Zwischen 2018 und 2024 investierte die Stadt rund 213 Millionen Euro in Digitalisierungsvorhaben. Dazu gehörten große Programme wie die E-Akte oder die München App. In diesem Zeitraum wurden 22,6 neue Stellen geschaffen, wovon die meisten unbefristet sind. Die Stadt betont jedoch, dass nicht jedes Projekt Geld sparen muss. Manche dienen vor allem den Bürgern, dem Klimaschutz oder gesetzlichen Pflichten.

Um künftig mehr Geld im Haushalt zu behalten, wurde ein neues Gremium aus der Stadtkämmerei, dem Personal- und Organisationsreferat sowie dem IT-Referat gegründet. Diese Experten legen nun vor Projektbeginn fest, wie viel die sogenannte „Digitalisierungsdividende“ betragen soll. Das ist der Betrag, der über die Kosten des Projekts hinaus eingespart wird. Wenn sich die Erwartungen während der Laufzeit nicht erfüllen, kann ein Projekt sogar vorzeitig gestoppt werden.

Ein positives Beispiel nennt die Referentin bei dem Projekt „neoHR“. Hier sollen die Einsparungen beim Personal die Betriebskosten deutlich übersteigen. Ob dies nun flächendeckend bei anderen Projekten gelingt, wird die neue Kontrollrunde zeigen. Die Ermittlungen über die tatsächlichen Effekte der laufenden Projekte dauern an.