Kerpen digitalisiert Ausländerakten mit Künstlicher Intelligenz

In der Verwaltung von Kerpen (Landkreis Vulkaneifel, Rheinland-Pfalz) wurde im Ausländerwesen ein großer Berg an Papier bewältigt. Bisher lagen über 6.000 Akten in Ordnern. Manche dieser Vorgänge waren bis zu 400 Seiten stark. Wenn die Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument suchten, dauerte das oft mehrere Tage.

Um die Unterlagen zu digitalisieren, hätte man sie normalerweise mühsam von Hand vorsortieren und mit vielen Barcodes markieren müssen. Dafür hatten die Beamten jedoch nicht genug Zeit. Deshalb setzte die Gemeinde auf eine Lösung mit Künstlicher Intelligenz. Gemeinsam mit dem Software-Anbieter Evy Solutions und dem Dienstleister Bürotechnik Stroh wurde die Software „Xpact Gov“ eingeführt.

Das System funktioniert nun so: Die Akten werden am Stück eingescannt. Ein einziger QR-Code pro Fall genügt. Die Software analysiert danach jedes einzelne Blatt und erkennt automatisch, worum es geht. So werden Aufenthaltstitel, Bescheide oder Zustellungsnachweise direkt in die richtigen digitalen Ordner sortiert. Nach einer kurzen Testphase von drei bis vier Wochen arbeitet das System zuverlässig. Nur etwa ein Prozent der Dokumente müssen die Mitarbeiter noch händisch prüfen.

Das Ergebnis ist eine enorme Zeitersparnis. Insgesamt entstanden rund 13.000 PDF-Dateien, mit denen zwölf Sachbearbeiter heute täglich arbeiten. Julia van Dyck, die Amtsleitung für Digitalisierung und IT, rechnet vor, dass durch den Wegfall der manuellen Sortierung etwa 19 Monate Arbeitszeit einer Vollzeitkraft gespart wurden. Vom Start des Projekts bis zum täglichen Einsatz vergingen nur zwei bis drei Monate.

Die Daten werden nach den Datenschutzregeln der DSGVO ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Für die Bürger in Kerpen bedeutet das, dass ihre Anliegen nun schneller bearbeitet werden können, da die Mitarbeiter die Dokumente sofort finden und ortsunabhängig arbeiten können. Dezernent Cem Yilmaz kündigte an, dass die Verwaltung diesen digitalen Weg auch in anderen Bereichen weitergehen will.