Iserlohn digitalisiert Einkauf für die Stadtverwaltung

In Iserlohn (Märkischer Kreis, Nordrhein-Westfalen) läuft der Einkauf für die Stadtverwaltung jetzt anders ab. Vor etwa drei Jahren startete die Stadt mit dem Projekt „Zentraler Einkauf“. Ziel war es, die Beschaffung von Arbeits- und Verbrauchsmaterialien an einer Stelle zu bündeln, statt dass jede Abteilung alles selbst erledigt.

Früher war das ein riesiger Zeitfresser. Etwa 70 Mitarbeiter in der Verwaltung mussten sich regelmäßig um Bestellungen kümmern. Auch in Kindertagesstätten oder offenen Ganztagsschulen mussten Erzieher Zeit für Einkäufe opfern, anstatt sich um die Kinder zu kümmern. Das sollte sich ändern.

Das Herzstück des neuen Systems ist eine eigene Software-Plattform. Die Stadt hat dieses Shopsystem selbst entwickelt, um hohe Kosten für externe Anbieter zu vermeiden. Verantwortlich für die Technik ist Teamleiter Martin Kozielski. Alle Beschäftigten der Stadt haben Zugriff auf diesen Shop. Tausende Artikel können dort einfach per Klick bestellt werden. Wenn etwas fehlt, kann man es über eine Maske anfragen.

Nicht nur das Bestellen ist digital. Auch Aufträge für die hauseigene Druckerei, die Buchung von Fahrzeugen oder Räumen und Anträge für Stellplätze laufen jetzt über diese Plattform. Zudem ist die Kostenkontrolle einfacher geworden: Die Stadt kann nun genau sehen, welche Abteilung wie viel Geld für welche Produkte ausgibt.

Auch beim Transport gibt es Neuerungen. Früher mussten die Materialien oft selbst abgeholt werden. Jetzt gibt es die sogenannte „Materialtour“. Ein Logistikteam fährt an drei Tagen pro Woche feste Routen ab und liefert die Waren direkt aus. Die Besteller bekommen eine Nachricht, wann ihre Sachen ankommen.

Obwohl die Bilanz positiv ist, gibt es ein Problem: Das Team im zentralen Einkauf ist voll ausgelastet. Das Bestellaufkommen ist in den letzten zwei Jahren stark gestiegen. Kämmerer Michael Wojtek überlegt deshalb, ob mehr Personal nötig ist. Da die Haushaltssituation schwierig ist, wird erst geprüft, ob man Mitarbeiter intern verschieben kann. Falls das nicht klappt, müssten neue Stellen geschaffen werden, da das System die anderen Bereiche der Verwaltung spürbar entlastet hat.